Tu programa de gestión no se conecta con nada. Tiene solución.
Muchos programas de gestión de empresa no ofrecen ninguna forma oficial de conectarse con otros sistemas, o la cobran aparte. Eso no significa que estés atrapado.
El problema, dicho como lo dices tú
Alguien de tu empresa dedica horas cada semana a coger datos de un sitio y meterlos en otro. Del programa de gestión a un Excel. Del Excel a un correo. Del correo otra vez al programa. Cada salto es tiempo y es una oportunidad de equivocarse.
Cuando lo preguntas, la respuesta del proveedor del programa suele ser una de tres: que no se puede, que hay un módulo de integración que cuesta más que el programa entero, o que sí se puede pero hay que migrar a la versión nueva. Ninguna de las tres te sirve hoy.
Y mientras tanto los datos que tienes en pantalla no cuadran con los del almacén, porque entre lo que pasó de verdad y lo que alguien tecleó hay dos días de diferencia.
Cómo lo resuelvo
Primero busco la puerta buena
Antes de nada compruebo si tu programa tiene alguna forma soportada de sacar los datos: una conexión oficial, una exportación programada, acceso a su base de datos. Si existe, se usa esa. Siempre es más estable y más barata de mantener.
Si no la hay, se automatiza lo que hace la persona
Cuando no hay ninguna vía oficial, se automatiza exactamente el mismo recorrido que haría alguien a mano: entrar, ir a la pantalla, sacar los datos. Sin tocar nada por dentro del programa y sin instalarle nada raro.
Los datos van a un sitio tuyo
Lo que se extrae acaba en una base de datos tuya, ordenada, desde la que ya se puede alimentar tu web, tus informes o cualquier otro sistema. Deja de haber una única copia atrapada en un programa que no habla con nadie.
Y avisa cuando algo se rompe
Una integración de este tipo se puede romper si el proveedor cambia el programa. Por eso lleva vigilancia: si un día deja de funcionar, salta un aviso y se arregla. Lo que no puede pasar es que lleve tres semanas sin traer datos y nadie se entere.
Qué incluye y qué no
Incluye
- Estudio previo de las vías de conexión disponibles en tu programa
- Preferencia siempre por el método oficial cuando existe
- Base de datos propia con los datos ya ordenados
- Vigilancia con aviso cuando la conexión falla
- Documentación de cómo está montado, para que no dependa de mí
No incluye
- Modificar por dentro el programa de tu proveedor
- Saltarse licencias, límites de usuarios o condiciones de tu contrato
- Sacar datos de sistemas que no sean tuyos o sobre los que no tengas permiso
- Prometer que no se romperá nunca: si el proveedor cambia el programa, hay que ajustarlo
Preguntas frecuentes
¿Esto es legal?
Se trabaja siempre sobre datos que son tuyos y sobre un programa que tu empresa tiene contratado, haciendo lo mismo que haría un empleado con su usuario. Aun así, lo primero que reviso es tu contrato de licencia: si prohíbe expresamente el acceso automatizado, te lo digo y buscamos otra vía. No te voy a meter en un problema con tu proveedor.
¿Puede romperse?
Sí, y conviene saberlo antes: si el proveedor cambia el programa, la conexión puede dejar de funcionar y hay que ajustarla. Por eso lleva un aviso automático. Es el precio de integrar algo que no fue pensado para integrarse, y sigue saliendo mucho más barato que teclear los datos dos veces.
¿Hay que instalar algo en el servidor de la empresa?
Depende de cómo esté montado tu programa. A veces se puede hacer entero desde fuera y otras hace falta un pequeño servicio dentro de vuestra red. Te lo digo tras mirarlo, no antes.
¿No sería mejor cambiar de programa de gestión?
A veces sí, y te lo diré si lo veo. Pero cambiar el programa de gestión de una empresa es un proyecto caro, largo y que fastidia a todo el mundo durante meses. Si el problema real es que dos sistemas no se hablan, conectarlos cuesta una fracción y se nota en semanas.
¿Con qué programas has trabajado?
Con programas de gestión cerrados de los que se usan en la pequeña empresa española, que es justo donde este problema es más común. Cuéntame cuál usas y te digo con franqueza si le veo salida o no.
¿Te suena tu empresa en algo de esto?
Cuéntamelo en dos frases. Te digo si tiene solución y por dónde empezaría, y si no puedo ayudarte también te lo digo.