Recepcionista de WhatsApp y fichas de paciente para una consulta de nutrición

En una consulta de nutrición, quien pasa consulta es también quien contesta el WhatsApp. Los mensajes llegaban a todas horas y se respondían entre paciente y paciente o por la noche. Algunos se quedaban sin contestar, las citas se apuntaban a mano en más de un sitio, y los plantones —una hora reservada a la que no viene nadie— no se recuperan de ninguna manera.

• Escribí el guion completo de la recepcionista: qué puede hacer sola, qué tiene que preguntar y en qué punto exacto tiene que pasarle la conversación a una persona.
• Conecté el WhatsApp de la consulta con la agenda para que las citas se creen, se muevan y se anulen directamente, sin pasos manuales.
• Añadí transcripción de las notas de voz: mucha gente prefiere mandar un audio a escribir, y antes eso obligaba a pararlo todo para escucharlo.
• Monté la ficha de paciente y el registro de citas, que es lo que convierte el bot en algo más que un contestador.
• Programé los recordatorios previos a la cita y puse límites al asistente para que no responda fuera de lo suyo ni se invente nada.

Un asistente que atiende el WhatsApp de la consulta las veinticuatro horas. Reconoce si el paciente es nuevo o ya está fichado, consulta los huecos libres reales de la agenda, cierra la cita y la deja creada en el calendario. Sabe cambiarla y anularla, entiende notas de voz, y manda el recordatorio antes de la cita. Lleva un límite escrito: si la pregunta es clínica o se sale de lo que tiene permitido, no improvisa — avisa por correo y lo coge una persona.

La consulta dejó de contestar mensajes por la noche. Las citas entran solas y bien puestas, sin copiarlas a mano de un sitio a otro, y el recordatorio del día antes recorta los plantones. Lo importante es dónde está la frontera: el asistente da citas, no da consejos de salud. Esa línea está escrita en el flujo, no en la buena voluntad del modelo.