Pedidos a proveedores: cómo dejar el papel y el Excel sin volverte loco
Alex Mihaita · · 6 min de lectura
En muchas empresas pedir material a un proveedor es una nota en un papel, una llamada y un «ya lo he pedido» de palabra. Funciona hasta que llega un material dos veces, o no llega, y nadie sabe quién lo pidió ni cuándo. Esto es lo mínimo para tenerlo controlado y el paso siguiente cuando ya no basta.
Qué tiene que quedar apuntado en cada pedido
Da igual que lo lleves en papel, en Excel o en una aplicación: si falta alguno de estos datos, tarde o temprano habrá un problema.
- Qué material y cuánto.
- A qué proveedor.
- Quién lo pide y para qué obra o trabajo.
- Fecha del pedido y fecha en la que se necesita.
- Estado: pendiente, pedido, confirmado por el proveedor, recibido.
- Precio acordado. Con el tiempo, es tu mejor argumento para negociar.
Una plantilla mínima en hoja de cálculo
Si hoy lo llevas en papel, este es el primer paso y no cuesta nada. Una hoja con estas columnas, una fila por pedido:
Nº · Fecha · Solicitado por · Obra · Proveedor · Material · Cantidad · Necesario para · Estado · Precio · Recibido el
Dos reglas que la hacen útil: la columna Estado solo admite valores de una lista, y nadie borra filas, solo cambia su estado. Así tienes el histórico entero.
Dónde se atasca la hoja de cálculo
- El operario que necesita el material está en el taller, no delante del ordenador.
- El pedido al proveedor sigue saliendo por teléfono o por un correo escrito a mano.
- La confirmación del proveedor llega por otro canal y nadie actualiza la hoja.
- Para saber si algo está pedido hay que preguntar a la única persona que lo sabe.
Cómo es cuando está automatizado
Así lo monté para una metalistería. El operario pide el material desde el móvil en el taller. El responsable de compras lo ve al instante y lo aprueba. Al aprobarlo, el proveedor recibe un email automático con un enlace: lo abre, confirma disponibilidad y plazo, y el pedido cambia de estado solo. El proveedor no tiene que crear ninguna cuenta ni instalar nada, que es lo que hace que de verdad lo use.
El resultado es que cualquiera ve en qué estado está cada pedido sin llamar a nadie, y queda el histórico de qué se pidió, a quién y a qué precio.
¿Y si ya tengo un programa de gestión o facturación?
Mejor todavía: los pedidos pueden acabar en él sin volver a teclearlos. Muchos programas tienen una forma oficial de conectarse; los que no la tienen casi siempre se pueden integrar igualmente leyendo o escribiendo sus datos de forma automática.
Preguntas frecuentes
¿El proveedor tiene que instalar algo?
No. Recibe un email con un enlace, lo abre desde el móvil o el ordenador y confirma. Sin cuenta ni contraseña.
¿Se puede llevar el control de pedidos a proveedores en Excel?
Sí, con una fila por pedido y una columna de estado con valores cerrados. Se queda corto cuando varias personas piden material o cuando el proveedor responde por canales que nadie apunta.
¿Se puede conectar con mi programa de facturación?
En la mayoría de casos sí, incluso cuando el programa no ofrece una conexión oficial. Depende del programa y hay que verlo en cada caso.