Control de stock en Excel: hasta dónde llega y cuándo se te queda corto

El error más común es tener una sola hoja con una columna "Stock" que alguien cambia a mano. En cuanto dos personas la tocan, o alguien se olvida de restar una salida, el número deja de ser fiable y nadie sabe desde cuándo.

Funciona mucho mejor separar dos cosas:

• Una hoja «Materiales»: código, nombre, ubicación (estantería o zona) y stock mínimo. Una fila por material. Aquí no se apunta ningún movimiento.
• Una hoja «Movimientos»: fecha, código del material, tipo (Entrada o Salida), cantidad, quién lo mueve y para qué obra o pedido. Una fila por cada vez que algo entra o sale.

El stock no se escribe nunca: se calcula. En la hoja de materiales, con el código en la columna A, la fórmula queda así:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!D:D;Movimientos!B:B;A2;Movimientos!C:C;"Entrada") - SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!D:D;Movimientos!B:B;A2;Movimientos!C:C;"Salida")

Con esto, si el número no cuadra, puedes ir a los movimientos y ver dónde se torció. Dos extras que cuestan cinco minutos y ahorran muchos disgustos:

• Formato condicional en rojo cuando el stock calculado baja del mínimo.
• Validación de datos en la columna de tipo y en la de código, para que nadie escriba «entrada», «Entrda» o un código que no existe.

Un Excel bien montado aguanta bastante. Pero hay síntomas que no se arreglan con más fórmulas:

• El número del Excel y lo que hay en la estantería no coinciden, y cada recuento sale distinto.
• Solo una persona lo actualiza. Cuando esa persona está de vacaciones o de baja, el stock deja de existir.
• Se actualiza «cuando da tiempo»: al final del día o el viernes por la tarde, de memoria o con papelitos.
• Hay varias copias circulando (stock_nuevo.xlsx, stock_bueno_v3.xlsx) y nadie está seguro de cuál vale.
• No sabes quién sacó un material ni para qué obra, así que no puedes imputar costes ni preguntar.
• Te enteras de que falta algo cuando ya falta y la obra está parada.

Si te reconoces en dos o más, el problema ya no es de fórmulas.

Casi todos esos síntomas tienen la misma causa. El momento en que se mueve el material es en el almacén o en la nave, con los guantes puestos y prisa. El Excel está en un ordenador de la oficina. Entre una cosa y otra hay un paseo, y ese paseo es donde se pierden los datos.

Por eso la solución no es un Excel más completo, sino que registrar un movimiento cueste menos que no registrarlo: hacerlo en el sitio, desde el móvil, en pocos segundos.

De menos a más, sin venderte ninguna:

• Hoja de Google compartida con un formulario para el móvil. Gratis y un buen paso intermedio: el operario rellena el formulario y la fila cae en la hoja de movimientos. Se queda corto cuando necesitas avisos, permisos o que funcione sin cobertura.
• Un programa de inventario de suscripción. Hay muchos y los generalistas están bien si tu forma de trabajar encaja con la suya. Cuando no encaja, acabas adaptando tu empresa al programa.
• Una aplicación hecha a medida. Tiene sentido cuando tu proceso tiene particularidades que los programas genéricos no contemplan: retales, materiales por obra, varias ubicaciones, gente que trabaja con guantes o sin cobertura.

En un taller del metal el stock se llevaba a mano y para saber si quedaba algo había que llamar al encargado. Montamos una aplicación que se instala en el móvil: cada categoría de material tiene un código QR pegado en su estantería, el operario lo escanea, pulsa más o menos, y el movimiento queda registrado en unos tres segundos con su nombre.

Entra con un PIN en lugar de contraseña, avisa cuando algo baja del mínimo, guarda los retales aprovechables y sigue funcionando aunque en la nave no haya cobertura. El recuento de los viernes desapareció, y el almacén dejó de depender de una sola persona.