Control de stock con código QR: cómo funciona y qué necesitas para empezar

• Cada material, estantería o categoría lleva pegada una etiqueta con un código QR.
• El operario la escanea con la cámara del móvil y ve al momento qué hay ahí y cuánto queda.
• Pulsa «entrada» o «salida», pone la cantidad, y el movimiento queda guardado con su nombre, la hora y, si hace falta, la obra.

A partir de ahí el stock está siempre al día sin que nadie lo recalcule, y desde la oficina se ve lo mismo que en el taller.

Menos de lo que parece:

• Los móviles o una tablet. No hace falta un lector especial: la cámara del teléfono lee los QR desde el propio navegador.
• Etiquetas. Una impresora de etiquetas es cómoda, pero para empezar vale un folio impreso y plastificado.
• Una aplicación que, al leer el QR, abra la ficha correcta y deje registrar el movimiento. Aquí está la diferencia entre un sistema que se usa y uno que se abandona.

Es la primera decisión y conviene tomarla bien:

• Un QR por producto va bien cuando cada artículo es distinto y tiene valor: herramientas, máquinas, piezas caras.
• Un QR por categoría o por estantería va mejor cuando hay muchos materiales parecidos: perfiles, tornillería, consumibles. Escaneas la estantería y eliges de una lista corta.

Etiquetar cada tornillo es la forma más rápida de que nadie use el sistema. En el taller donde lo monté se fue a un QR por categoría, y un movimiento cuesta unos tres segundos.

• Pedir usuario y contraseña cada vez. En un taller, un PIN corto o el móvil ya identificado es suficiente.
• Depender de la cobertura. Muchas naves tienen zonas muertas: la app tiene que guardar el movimiento y enviarlo cuando vuelva la señal.
• Pantallas llenas de campos. Si registrar una salida lleva más de unos segundos, se deja «para luego», y luego no llega.
• No definir el stock mínimo. Sin mínimo no hay aviso, y sin aviso sigues enterándote tarde.
• No saber quién hizo qué. El historial es lo que permite preguntar en lugar de suponer.

Si tus productos ya traen código de barras del fabricante, aprovéchalo. El QR gana cuando eres tú quien pone la etiqueta: cabe más información, se lee desde más ángulos y cualquier móvil lo entiende sin configurar nada.